Cahier des charges de stand : les informations à transmettre avant le devis

Un beau rendu ne suffit pas à faire un bon stand. Le projet doit tenir dans l’emplacement réservé, accueillir les bons usages et être livrable dans les conditions du salon. Un cahier des charges utile transforme ces contraintes en décisions vérifiables. Pour une entreprise marocaine, il facilite aussi les échanges entre direction, marketing, achats et prestataire, sans imposer un dossier inutilement volumineux.

Commencer par ce que le stand doit permettre

Écrivez l’objectif commercial avant de choisir les matériaux. Présenter une machine, rencontrer des distributeurs et vendre un service ne demandent ni le même mobilier ni la même organisation. Identifiez un usage prioritaire, puis les usages secondaires. Une équipe qui prévoit surtout des rendez-vous doit protéger des places assises ; une marque qui fait des démonstrations doit réserver de la place autour du produit.

Pour rendre le besoin concret, décrivez une séquence : un visiteur entre, découvre l’offre, échange avec un commercial puis repart avec une prochaine étape. Notez les objets et les personnes nécessaires à chaque moment. Ce travail prépare la conception du stand bien plus efficacement qu’une collection de photos sans commentaire.

Joindre le plan officiel, pas seulement la surface

Une réservation de 18 m² peut correspondre à 6 × 3 m ou à une autre géométrie. Indiquez les dimensions, les côtés ouverts, les voisins, les poteaux et les arrivées techniques connus. Joignez le plan transmis par l’organisateur avec son numéro de version. Les hauteurs, retraits, fermetures de façade et points d’accroche autorisés doivent provenir du règlement de l’édition concernée.

Une cote manquante doit apparaître comme « à confirmer ». La transformer en hypothèse invisible reporte le problème sur la fabrication. Demandez également qui soumet le dossier technique à l’organisateur et qui suit son acceptation.

Décrire les équipements avec leurs contraintes

Évitez « prévoir assez de prises ». Fournissez une liste des appareils et leurs fiches techniques lorsque nécessaire. Les besoins électriques sont ensuite dimensionnés et validés par les intervenants compétents et selon les prescriptions du salon.

Encadrer le budget et les validations

Précisez une enveloppe en dirhams et son périmètre : conception, production, location, transport, pose, dépose et éventuel stockage. Indiquez clairement si l’enveloppe est exprimée hors taxes ou toutes taxes comprises, sans présumer le traitement fiscal d’un devis. La réservation du sol et les services de l’organisateur peuvent relever d’un autre budget.

Désignez une personne capable de consolider les remarques. Une validation de plan, un accord sur les matières et un bon à tirer graphique sont trois étapes différentes. Fixez une date de retour pour chacune et demandez l’effet d’une modification tardive sur le prix et le calendrier.

Le dossier minimum à envoyer

• Plan et règlement du salon, avec dates de montage et démontage.
• Objectifs, public attendu et organisation de l’équipe.
• Inventaire des produits et équipements.
• Identité graphique, textes validés et langues nécessaires.
• Budget, prestations attendues et interlocuteur de validation.

Le brief n’a pas besoin de figer toute la solution. Il doit distinguer les exigences des préférences et laisser une place aux propositions du concepteur. Pour un stand sur mesure, précisez notamment ce qui doit traduire votre identité et ce qui peut être simplifié. Vous pouvez ensuite aborder votre projet de stand au Maroc avec un périmètre partagé, plutôt qu’avec une promesse visuelle difficile à chiffrer.